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뒤처지는게 싫다면...업무 생산성 높일 것
2019-05-27 15:10:43
이현규
▲생산성 향상을 위해서는 일에 맞게 시간을 배분하고 작업을 작게 쪼개어 완수하는 것이 좋다(사진=ⓒ123RF)

[이지 라이프 투데이=이현규 기자] 업무에 많은 노력과 시간을 투자했지만, 여전히 다른 이들에게 뒤처지고 있다면? 업무 생산성을 높이기 위한 유용한 팁이 소개돼 눈길을 끈다. 

일에 완전히 몰두해있으면 시간 가는 줄 모르고 일을 진척할 수 있다고 생각하기 쉽다. 즉 많은 시간이 소비될수록 얻어내는 결과가 더 많을 것이라고 착각하는 것. 그러나 이러한 접근법이 항상 들어맞는 것은 아니다.

시간 관리는 현명하게

얼마나 정확하게 시간을 사용하는지 스스로 평가해 해결책을 찾아야 한다. 시간 계산 없이 당장 앞에 닥친 업무에 많은 시간을 할애하면, 어느 순간 더 중요하게 다뤄졌어야 할 작업은 완료되지 못한 채 시간만 보낸 꼴이 될 수 있다.

이에 각각의 작업을 수행하는데 소요되는 시간을 추적하고, 이에 따른 시간 관리를 적절히 적용하는 것이 좋다. 

이는 시간 관리에서 많이 활용되는 40-30-20-10의 법칙으로, 가장 중요한 우선순위에 40%의 시간을, 그리고 두 번째에는 30%, 세 번째는 20%, 마지막 남은 모든 항목에는 10%씩을 부과하는 것이다.

작게 나누고 시작하라

갑자기 중요하고 규모가 큰 프로젝트를 맡으면 중압감에 손도 대지 못할 수 있다. 혹은 과감한 도전 정신으로 무작정 달려들 수도 있다. 

그러나 이러한 두 가지 접근법 모두 그다지 효율적이지 않다. 대신 성취도를 올릴 수 있도록 각각의 행동 계획을 수립하고 이를 차례로 밟아나가는 것이 바람직하다.

가장 먼저 커다란 프로젝트를 작고 쉬운 과제들로 다 분류하는 것이 중요하다. 그리고 각각 나눠진 과제에 충분한 시간을 할당하고, 이에 따른 목표를 설정한다. 이는 손대기 힘든 중요한 프로젝트를 마감 시한 안에 완료하는데 매우 큰 도움이 된다. 각각의 작은 작업이 다 끝날마다 마무리하고 확인하면서 다음 단계로 넘어가는 것이 좋다.

좋은 스트레스를 유발하자

좋은 스트레스란 말 그대로 기분이 좋을 때 느껴지는 스트레스로 즐겁고 기분이 좋은 자극을 받으면 이러한 좋은 스트레스가 유발된다.

그리고 이런 스트레스는 업무에 적용될 때 영감을 주고 동기부여를 자극한다. 그리고 긍정적으로 작업 환경에 반응하게 만들어 최상의 결과를 얻도록 도와준다. 

이때는 자신이 실제로 좋아하고 열정적이며 흥미 있는 작업에 참여하는 것이 좋다. 작업을 보다 즐겁고 가치있게 만들어주기 때문이다.

직장에서 일을 할때도 마찬가지다. 자신이 정말로 원하는 것을 목표하며 승진이나 보너스 같은 보상을 적극적으로 활용하면 좋은 스트레스를 분출할 수 있다. 다만, 자신에게 불필요한 압력을 가하는 등 좋은 스트레스가 자칫 나쁜 스트레스로 변형되지 않도록 주의할 수 있어야 한다.

▲좋은 스트레스를 유발하고 적정한 휴식을 취하며, 업무 시간외에는 기타 부수적인 일들을 처리하는 것도 도움이 된다

 

한 번에 하나씩

바쁜 현대인들은 멀티태스킹에 능하다. 그리고 이 기술이 시간을 효율적으로 사용하게 만든다고 착각한다. 하지만 생산성 향상을 위해서라면, 멀티태스킹은 당장 중단해야 할 나쁜 습관이다.

심리학자들은 대신 한 번에 한가지씩만 처리하라고 조언한다. 한 번에 여러가지의 일을 동시에 수행하면, 시간과 생산성을 잃을 수 있다는 것. 한 작업에서 다른 작업으로 지속적으로 옮겨가기 때문에 오히려 집중력이 훼손돼 결과를 제대로 도출해낼 수 없다는 설명이다. 대신 한 번에 하나의 작업에만 몰두해, 생산성을 향상하는 것이 올바른 방법이다.

업무 시간 외에도 적극적으로

업무 시간이 아닌 별도의 시간이라고 해서 그냥 무작정 할 일 없이 무의미하게 보내는 것은 생산성 향상에 좋지 않다. 대신 이 시간을 활용해 다른 잡일을 할 수도 있다. 

휴식도 중요하다

휴식 없이 논스톱으로 일에만 매달린다고 해서 생산성이 보장되지 않는다. 시간이 지나면서 몸과 마음은 지치고 일의 속도는 더욱 더딜 뿐이다. 실제로 이런 경우 생산성이 저하되면서 작업 완수량도 감소한다는 연구도 있다. 출근해서 처음 일하는 

[이지 라이프 투데이=이현규 기자]